Bevezető

Az idegenforgalom világszerte több mint százmillárd dollár bevételt termel, a világ legnagyobb munkahelyteremtője s - megelőzve többek között pl. a hadiipart - a legnagyobb adózó. Magyarország is büszkélkedhet idegenforgalmi rekordokkal: egyes statisztikák szerint hazánk a föld egyik legforgalmasabb tranzitországa, évente 40 millió külföldi lépi át határait. Az idegenforgali bevételek elsősorban az országban eltöltött vendégéjszakákból származnak, az átutazók alig költenek.

A külföldi idegenforgalomból származó bevételeink 1996-ban jelentősen, 32 százalékkal gyarapodtak és minden korábbi rekordot megdöntve 2,25 millárd dollárra nőttek. Ebben természetesen az államalapítás 1100 éves évfordulóján rendezett millecentenáriumi ünnepségsorozatnak is része volt. A bevételt ekkor is jelentősen növelte az infláció, a drágulás hatása, a döntő elem a növekedésben mégis a szolgáltatások nagyobb igénybevétele volt. Mivel az árak már megközelítik, esetenként el is érik az azonos kategóriájú nyugati szállodák, panziók, éttermek tarifáit, az idegenforgalomban tevékenykedőkre egyre nagyobb teher hárul: fokozódik a szakma felelőssége.

Ezzel összefüggésben merül fel az elektronika térhódításának fokozó igénye az idegenforgalom területén. Mint ahogyan az iparban és a mezőgazdaságban, hasonló módon a szolgáltatások területén, tehát az idegenforgalomban is egyre szükségszerűbb és nélkülözhetetlenebb a számítógépek alkalmazása. A mind jelentősebb hányadában kompjúterizált szállodai kapcsolatok, rendszerek birtokában könnyebb az üzemeltetés, nagy pontossággal lehet előre gondolkodni, tervezni.

Mindez nem mondható el azonban még egyenlőre a panziókról. E kisméretű, családias hangulatú szálláshelyek korábban is nagyon hiányoztak Magyarországon, megjelenésük, terjedésük főként a rendszerváltás utáni időszakra tehető. E még korántsem elégséges szálláshelyi vállalkozások eredményei azonban attól (is) függenek, hogyan képesek ezek az "üzemek" tevékenységüket, "vendég-kapcsolataikat", adminisztrációjukat, ügyviteli munkájukat megszervezni, munkájuk minőségét az elektronika felhasználásával - a szállodák, utazási irodák, légitársaságok többségéhez hasonlóan - javítani.

Szakdolgozatom ehhez a célkitűzéshez kíván a maga szerény eszközeivel hozzájárulni. A munka kezdetén többoldalú elemzést, piackutató felmérést, marketingmunkát végeztem. Megvizsgáltam - elsősorban statisztikai adatok alapján -, hogy az idegenforgalmi vállalkozások közül melyik lehet a jövőben sikeres. Felmértem a panziókban az igényeket: azt, hogy a lehetséges Front-office rendszerek milyen igényeket elégítenek, illetve milyeneket nem elégítenek ki, továbbá hogy hol lehetnek a panziókban azok a pontok, ahol a számítógépnek piaca lehet.

Felkerestem és megismertem az elterjedt - és számomra elérhető - szállodai helyfoglalási (Front-office) rendszereket, csoportosítottam azokat számítástechnikai szempontból, értékeltem e rendszerek funkcióit. A szállodai rendszerek analógiájára számbavettem a panziók hasonló igényeit, a jelenlegi manuális ügyvezetés problémáit, a számítógép használatától elvárható követelményket.

A dolgozat középpontjában egy, a panziók részére készített saját számítógépes szoftver: a PENSIONSOFT kimunkálása áll, amelyet Visual Basic 3.0 Professional nyelven írtam meg. Ezt a programnyelvet ugyan még csak öt hónapja ismerem, de felfedeztem a benne rejlő lehetőségeket és a programozási feladat különös kihívást jelentett számomra. További ösztönzést adott, hogy Visual Basic nyelvben íródott program panziók számára tudomásom szerint mindezidáig még nem készült az országban. A Visual Basic adatbáziskezelését önerőből sajátítottam el, ez a Főiskolán nem képzett tananyagot.

A munka során egyébként hasznosítottam a Főiskolán elsajátított ismereteket, így különösen az adatmodellezést, az adatbáziselméletet, a relációanalízist, az SQL nyelvet, a programozási ismereteket, a statisztikai elemzéseket, a marketing ismereteket. A téma kapcsolódásából adódóan tanulmányoztam idegenforgalmi szakkönyveket, kiadványokat és konzultáltam idegenforgalmi szakemberrel is.

A PENSIONSOFT kimunkálásánál figyelembe vett szempontokat, a program jellemzőit, továbbfejlesztési és hasznosítási lehetőségeit, valmint a programdokumentációt a III. fejezet tartalmazza. A két, általam végzett piackutató felmérésre vonatkozó részletes információ a Mellékletben (A- Front-office rendszerek, B- panziók igyényei) található.

A szakdolgozathoz két lemezmelléklet is tartozik.

1.) "PENSIONSOFT installációs lemez"

· Segítségével végrehajtatjuk a program installálását a felhasználói dokumentációban ismertetett módon

2.) "PENSIONSOFT példaprogram"

· Ezen a lemezen az .frm, .bas, .mak, valamint a program működéséhez szükséges egyéb programok találhatók. Ezek Visual Basic 3.0 Professional fejlesztőrendszer segítségével megtekinthetők, a program futtatható. Az adatbázis néhány törzsadattal már feltöltött, foglalási és vendég adatokkal viszont nem.

· E lemez használatakor vigyázni kell arra, hogy a pension.sys állomány az aktuális könyvtárban legyen - ami természetesen nem mindig az, ahonnan a programot behívtuk - különben a PENSIONSOFT nem találja meg azokat a fájlokat, amiket használ. (Esetleg C:\VB)

I. Számítógépek az idegenforgalomban

1. Az idegenforgalomban használatos számítógépes rendszerek

1.1. Szállodai helyfoglalási rendszerek kialakulása

Az idegenforgalmi számítógépes rendszerek megvalósításának folyamata évtizedekre nyúlik vissza. Az ezernél több ágyas szállodák, illetve a többezer szobás szállodai hálózatok kialakulásával szinte lehetetlenné vált az óriási mértékben megnövekedett helyfoglalási, nyilvántartási, statisztikai, egyéb adatszolgáltatási, adatelemzési és kiértékelési tevékenység hagyományos, kézi módszerekkel történő elvégzése.

A hatalmas piaci lehetőségeket felismerve az erős programfejlesztő részleggel rendelkező számítógép gyártók kidolgozták saját szállodai programcsomagjaikat (Olivetti, NCR). Hozzájuk csatlakoztak az általános adatfeldolgozó programokat készítő szoftverházak, és a speciálisan erre a területre egykori szállodai szakemberek vezetésével létrehozott szervezetek.

A számítástechnikának a hazai szállodaiparban történő mind szélesebb körű elterjedését mutatja az a tény, hogy míg az első Front-office rendszert 1982 derekán helyezték üzembe (Atrium Hyatt Budapest), addig ma már több száz hazai szállodában működik hasonló rendszer. A fejlődés lehetőségeit jellemzi továbbá, hogy a hazai szállodai számítástechnikai piac megszerzéséért, illetve az abban való mind magasabb részesedésért igen sok külföldi- és hazai vállalat szállt harcba.

1.2. Keresőrendszerek

A keresőrendszerek különböző kiadványok, melyekkel konkrét szobafoglalást megvalósítani nem lehet.

A magyarországi forgalomban megjelent hotelkalauzok számos, több tízezernyi szállodáról tartalmaznak információt. Ezek egészen újkeletű dolgok, már CD-n is megvásárolhatók. A lemezen található szállodák között böngészhetünk a program segítségével, valamint különböző keresési feltételeknek megfelelő szálláshelyek közül válogathatunk. Sok közülük a kiválasztott szállodáról egy képet is mutat.

1.2.1. Worldwide hotelkalauz

Jellemzői:

· A világ 181 országának szállodainformációit tartalmazza,

· Több mint 25000 szálláshely adata,

· 6000-ről szines kép melléklete,

· A felszereltségről, árról és férőhelyről aktuális információk,

· 7 nyelven működik: német,angol, francia, olasz, spanyol, portugál és magyar

· Sokféle keresési kritériumot tartalmaz,

· Egyszerűen kezelhető

1.2.2. Információs Ház - idegenforgalmi kalauz

1996 decemberében nyitotta meg kapuit az Információs Ház: az EUnet Magyarország és az MTA SZTAKI közös vállalkozása. Az Interneten keresztül belépő érdeklődőt több közhasznú és üzleti célú adatbázis várja. Az adott témákat igen széles körben felölelő adatbázisokban az eredményes tájékozódást barátságos kezelő felület, összetett keresési lehetőségek és gyors válaszidők biztosítják. A választék a következő:

· Cégjegyzék on line: 300 ezer cég valamennyi nyilvános adata,

· Index könyvadatbázis: 35 ezer könyv szerzője, címe, kiadói információi,

· Törvénytár Online: 7 ezer magyar törvény, nemzetközi szerződések, kereskedelmi vámtarifa, KSH közlemények,

· Idegenforgalmi Kalauz: több, mint 3000 hazai szálláshely (szállodák, panziók, kempingek, magánszállások, túristaszállások), étterem, szórakozóhely (cukrászdák, bárok, kávéházak), sport (uszodák, fürdők, sportszer-kölcsönzők), kultúrális (múzeumok, színházak, galériák) és egyéb szolgáltatások (autóbérlés, benzinkutak), valamint az OIH-nál bejegyzett utazási irodák jellemző adatait tartalmazza (név, cím, árak stb.). Használata ingyenes.

1.3. Nemzetközi számítógépes helyfoglalási rendszerek

Kezdetben a legforradalmibb változásokat a légiforgalmi vállalatok által alapított információs és helyfoglalási rendszerek hozták, amelyekhez egyre több szálloda és utazási iroda is csatlakozott. Nemzetközi méretekben CRS helyfoglalási rendszer működik. (CRS= Computer Reservation System; Számítógépes Helyfoglalási rendszer). E rendszer utazási irodák, szállodák, és repülőtársaságok tevékenységeihez egyaránt kapcsolódik.

1.3.1. Columbus On Line

Alkalmazási területe az idegenforgalmi szolgáltatások értékesítése a szolgáltatók (szállodák, légitársaságok, biztosítók, stb.) és a nagyszámú utazási iroda között. A rendszeren keresztül megjeleníthetők az értékesíthető termékek, szolgáltatások, mint pl: utak, szállások, utasbiztosítások, stb. jellemzői, árkalkulációi, illetve az értékesítés egyéb kondíciói, valamint a rendelkezésre álló kapacitások. A rendszer gyakorlatilag lehetővé teszi bármely tipusú szolgáltatás értékesítését. Az utazási irodák minden foglalásnál a szolgáltatók saját rendszeréhez férnek hozzá a Columbus On Line központján keresztül, így mindig az aktuális állapotot látják.

További előnyei a nagy kapacitás, a rövid válaszidő, a hardverfüggetlenség. Egyszerre több száz felhasználó és szolgáltató között teremt on line kapcsolatot. Az egyes kérdések, megrendelések közötti kommunikációs idő átlag 3-5 mp. A program grafikus felhasználói felületének köszönhetően könnyen kezelhető, felhasználóbarát. A Columbus On Line központja többféle kommunikációs csatornán érhető el a legegyszerűbb aszinkron modem kapcsolattól kezdve a csomagkapcsolt (X.25) hálózaton keresztül az Internetig.

1.3.2. Amundsen

Szintén utazási irodai program, a legfontosabb hazai és nemzetközi CRS rendszerekhez (Columbus On Line, Galileo) illesztést biztosít. A turizmus igényeire szabott, az ügyfelektől jövő kéréseket, észrevételeket teljes mértékben figyelembe vevő szoftver. Az értékesített szolgáltatások bevitele egyedi paneleken történik. A főbb egyedi panelek: légijáratok, szállodák, busz / transzfer, autóbérlés, túrák, jegyek, biztosítás. Az adatbázisba bevitt törzsadatokat a rendszer mindenütt használja. Határidők ütemezését, jelentkezést, visszaigazolást, ügyfél fizetéseket, könyvelést, statisztikát egyaránt megvalósít.

1.4. Számítógépes Front-office rendszerek

A Font-office rendszerek minden olyan szolgáltatóhelyen használhatók, ahol a vendéggel való közvetlen kontaktus fennáll. Pl: szállodák, utazási irodák, légitársaságok, gyógyszertárak, könyvtárak, stb.

A következőkben bemutatásra kerülnek azok a Front-office rendszerek, amelyeket a téma tanulmányozása során megismertem. (A képviseletek listáját és az általam feltett kérdéseket az A. melléklet tartalmazza.)

1.4.1. Hostware

A Hostware programcsomag a Front-office rendszerek favoritjának számít, Magyarországon a gyökerei a 80-as évek közepére nyúlnak vissza. A Hostware szoftver ház kizárólag az idegenforgalmi szektor szállítója. A többéves fejlesztés keretében kidolgozott Hostware programrendszer felhasználói:

· szállodák

· utazási irodák

· éttermek egyaránt lehetnek.

A cég programcsomagokat szállít, igény szerint számítógépekkel, hálózattal. A programcsomagok olyan integrált rendszert képeznek, amelyek a teljes szállodai, utazási irodai, vagy éttermi forgalmat lefedik. A rendszer az értékesítési, készletgazdálkodási és pénzügyi feladatokra egyaránt kiterjed.

A Hostware felhasználói között található többek között:

· a Pannónia Hotels Rt. összes egysége,

· a Hunguest Hotels Rt. Szállodái,

· a Danubius Beta szállodalánc,

· a Mol Rt. Utazási irodái, szállodája,

· a Hunguest Travel nemzeti utazási iroda összes egysége,

· a Balatontourist utazási irodái, stb.

Összesen 100 szállodában és 90 vendéglátóhelyen működik a rendszer országszerte. A több mint 120 vevőnél eladott Hostware programcsomagok száma meghaladja a 400-at.

Többéves fejlesztés keretében dolgozták ki ezt az integrált információs rendszert, a Danubius és a Pannónia szállodalánc igényeit alapul véve. A programcsomag különböző részrendszerekből tevődik össze:

· szállodai Front-office (Hostware-FRO)

· éttermi számlázás (Hostware-VEN)

· utazási iroda (Hostware-UTI)

· gyógyászat (Hostware-GYO)

· rendezvény nyilvántartás (Hostware-REN)

· shop számlázás (Hostware-SHO)

· áruforgalom (Hostware-ARU)

· anyagnyilvántartás (Hostware-ANY)

· tárgyi eszköz nyilvántartás (Hostware-TAR)

· folyószámla és főkönyvi könyvelés (Hostware-FOK)

· devizaelszámolás (Hostware-DEV)

A Hostware Front-office (Hostware-FRO) rendszer a következő fő modulokból tevődik össze:

1. Törzsadat kezelés:

A rendszerben többször, több helyen és hosszú távon felhasználásra kerülnek a törzsadatok. Ilyen adatok pl: szobák, vevők, szállítók, ügyintézők. Forgalmi adatokat csak a törzsadatok megléte esetén lehet a rendszerben rögzíteni. A törzsadat kezelés biztosítja a lehetőséget a rendszer törzsadatainak berögzítésére, módosítására, törlésére, különböző szempontok szerinti nyomtatására.

2. Recepció

A recepciós napi munkájához tartozó összes ügyviteli feladat feldolgozására alkalmas modul. Egyéni és csoportos foglalások rögzítése, vendégkönyv nyilvántartása, szállodatelítettség lekérdezése szobánként vagy szobakategóriánként - ezek nagyvonalakban azok a lehetőségek, melyeket felkínál. Segítségével a foglaltságot minden pillanatban követni tudjuk.

3. Kassza

A napi szállodai bevételek feldolgozására alkalmas modul. Minden fizetési mód alkalmazható a számlák jóváírásánál (készpénz, valuta, csekk, hitelkártya, hitel átutalás, hitel inkasszó). A valutaváltás a konvertibilis fizetőeszközök (csekk, készpénz) vételét igazoló bizonylat kiadását, illetve a napi valutaforgalom bizonyos szempontok szerinti gyűjtését teszi lehetővé. Minden műszak végén szigorú kasszazárás történik.

4. Housekeeping

A gondnok és szobaasszony munkájához használatos modul. Segítségével a szobák állapotának lekérdezése, listázása válik lehetővé a szobaasszonyok részére, valamint a minibár fogyásának rögzítésére, az ágyazási és bekészítési listák elkészítésére.

5. Listák

Ez a rendszer lekérdezési része. Előrejelző, forgalmi, zárási vendégek adatai, egyéb listákat küldhetünk el képernyőre, vagy nyomtatóra. Ezen listák csoportosítva a következők:

· érkezők, elutazók

· napi forgalom

· statisztika

· étkezési listák

· vendégek adatai

6. Service

A rendszer nagyobb biztonsága érdekében létrehozott funkciókat tartalmazza. Ezek a programok garantálják a számlák pénzügyi egyenlegét, a foglalási redundanciák elkerülését, a csoport beosztás ellenőrzését. A rendszer-paraméterek meghatározására is e modulban van lehetőség.

7. Kapcsolatok más rendszerekkel

Ez a modul a vendég számlafizetési kötelezettségeivel kapcsolatos. A vendég számláját, éttermi fogyasztását át lehet folyószámlára terhelni. A vendég esetleges telefonbeszélgetéseinek nyilvántartására is itt van mód, ha RS 232-es protokollal rendelkező telefonközponttal el van látva a szálloda.

8. Mentés

A rendszerbe bevitt adatok másodpéldányának, biztonsági másolatának létrehozására alkalmas modul, ha az eredeti adatok valamilyen okból megsérülnének. A napi zárás megköveteli, hogy a zárás megkezdése előtt mentés készüljön, mert másképpen a zárás nem végezhető el.

9. Adatkarbantartás

Törölt adatok fizikai eltávolítása a rendszerből, valamint az esetlegesen sérült indexállományok újraépítése a feladata ennek a modulnak.

10. Zárás

A napi munka befejeztével készül el. Ellenőrzi a foglalásokat, a kasszák állapotát, a mentés és a karbantartás meglétét. Ez biztosítja az adatbázis konzisztenciáját.

A rendszer működéséhez önálló vagy igény szerinti számú Novell hálózatba kapcsolt IBM PC kompatibilis számítógép szükséges. A képernyő és listaformátumok egységes külsejűek, hasonlóan szabványos a billentyűk használata az összes alrendszerre vonatkozóan. Az alrendszerek közötti közvetlen kapcsolat lehetővé teszi a pillanatnyi helyzetnek megfelelő adatok lekérdezését, kimutatását.

A programcsomag szállodai Front-office (Hostware-FRO) részének alapára jelenleg minimum 390 ezer forint. A rendszer kiépítettségének függvényében ez az ár akár 1 millió forint fölé is emelkedhet. A cég az eladott termékeire 1 év általános garanciát ad, valamint éjjel-nappali szervíz- és adatkarbantartó szolgáltatást.

1.4.2. Flexys

A Hostware-től 1995-ben kilépett egy kis csoport, és megalakították a Flexys Kft.-t. Ennek célja az volt, hogy egy vállalat teljes ügyvitelét átfogó, komplex, használható rendszert alakítsanak ki, valamint lefedjék azokat a területeket, amelyeket a Hostware programcsomag nem tesz meg. Ez sikerült is: egy modulokból építkező programot állítottak elő. A cég - amely magát számítástechnikai rendszerháznak nevezi - alapelve az volt, hogy a számítógépet alkalmazó vállalatok megszokják a számítástechnikát, és a lehető legkevesebb anyagi ráfordítással a lehető legtöbbet hozzák ki az ügyviteli folyamat automatizálásából. Egy, a hétköznapi életben valóban jól használható programcsomaggal jelentek meg.

A program megalkotása előtt felmérték az igényeket: azt, hogy a már meglévő Front-office rendszerek milyen igényeket elégítenek és milyeneket nem elégítenek ki. Teljesen komplett, egy vállalat ügyvitelének egész tevékenységére kiterjedő rendszer megalkotása volt a cél, amit sikerült is megvalósítaniuk. A rendszer fejlesztésének kezdetén alapmodulokat gyártottak, és sok időt szántak arra, hogy ezek jól kidolgozottak, bármikor felhasználhatók legyenek. Intelligens programot kívántak, amely ismeri a hatályos törvényeket és jogszabályokat, például a számlakészítéssel összefüggésben. Fontos szerepet tulajdonítottak a látványnak, a képiességnek, a szinek és a szimbólumok használatának.

Ez a program több egymás mellett használható integrált modullal rendelkezik, a kiépítettség a felhasználó igényeitől, megrendelésétől függ. A rendszer négy nagy modulból épül fel:

1.) Front-office modul:

Elvégzi a vendégek nyilvántartását, a számlázást, a hitelkártyás fizetést, a széfnyilvántartást, a valutaváltást, a telefonálások nyilvántartását és még sok más hasznos funkciót, amit egy szálloda nyújthat

2.) Panzós rendszer modul:

Olyan panzióban alkalmazható, amelyben a szobák száma 6-nál kevesebb. Végső soron a vendégnyilvántartásra, a számlázásra és a telefonok figyelésére használható

3.) Sales (értékesítés) modul:

Különböző rendezvények megszervezésére, ár- és áruforgalmi kalkulációinak figyelésére hivatott (terembeosztás, étkezések, szolgáltatások, menü, raktár, stb).

4.) Éttermi kassza:

Készletnyilvántartás, rendelések felvétele, számlázás és minden egyéb szolgáltatás elvégzése, ami egy étteremben felmerülhet. Egy speciális pénztárgép RS232-es soros porton keresztül egy számítógépre kapcsolható, amelyen a napi forgalom lezárására, figyelésére van lehetőség.

A program megalkotásához a Clipper compiler-ét használták, de azokon a helyeken, ahol a gyorsaság volt a cél, Assembly és C modulokat alkalmaztak. Az adatok nyilvántartására a Six Driver adatbáziskezelőjét használták gyorsasága, biztonságossága miatt. A rendszer osztott adatbázisra épül, pointerekkel, látszólagos adatállományokkal dolgozik. Lemondtak a Windows grafikus meghajtójáról, helyette inkább a Clipperét alkalmazzák. Igény szerint kialakítható, hogy a rendszert hálózatban, vagy anélkül szeretnék - e használni. Ha a hálózatos kiépítettséget választjuk, akkor Novell vagy Lantastic hálózatot használhatunk. Hálózatos használat esetén természetesen az egyes felhasználókhoz jogosultságok rendelhetők, és érdekesség, hogy bármelyik felhasználó bármelyik menühöz kaphat hozzáférést. A rendszer futtatásához egy igen alacsony kiépítettségű számítógép is elegendő, akár egy 286-os 2 Mb RAM-mal.

Sikerült megoldaniuk az egyes szállodákban, vállatoknál található egyedi sajátosságok (szobaárak, munkabér) kezelését un. "szótárak" segítégével. Ez lehetőséget teremt arra, hogy az igényeit mindenki saját maga adhassa meg a rendszer kiépítettségének függvényében. Előnyére válik, hogy a program installálása egyszerű, a laikus felhasználó számára is könnyen elvégezhető. További segítséget is adnak a program használatához, ugyanis 3 szintű helpet vehet igénybe a felhasználó: az elsőt a billentyűzetkiosztásra, a másodikat az adatok kitöltésére, a harmadik pedig a szálloda ügyvitelében adhat segítséget.

A továbbfejlesztési célok között szerepel az egész program platformfüggetlen megírása, valamint a Windows alá való integrálhatóság. A rendszer eladhatósága mindig is fontos szerepet fog játszani a cég életében

A rendszer ára nagyban függ kiépítettségétől; a listaár 700000 Ft. Kisebb panziókban, ahol csak egy számítógép használatára lenne szükség, egy minimális kiépítettségű rendszer ára 240 - 800 ezer forint között mozog. A cég több modul vásárlása esetén további kedvezményeket ad.

1.4.3. Gólem

A Gólem fantázianév több program összekapcsolásából keletkezett, egységes ügyviteli rendszer megnevezése. A szállodai nyilvántartás mudul röviden a következőkben foglalható össze.

A Clip Pro Bt., amely cég ezt a programcsomagot fejlesztette, azt tartotta szem előtt az elkészítésekor, hogy a felhasználónak ne kelljen a technikai részletekkel törődnie. Ezért a program azonos módon működő részekből áll. Az egész program működtetése nyolc billentyűvel megoldható. Algoritmus-vezérelt módon, ablakozós technikával működik. A programmal elvégezhető műveletet mindig a legutoljára megjelent ablak határozza meg.

A szállodai nyilvántartó program alapvetően "szoba-szemléletű". Ez azt jelenti, hogy a számítógéptől mindig lekérdezhető a szobák aktuális állapota, a szobafoglaltsági térkép a program használata közben bárhol előhívható. A működési mód lehetővé teszi annak az alapkövetelménynek a teljesülését, hogy a szállodát ne lehessen túltölteni, valamint a kihasználtsági szint állandóan követhető legyen.

A rendszer külön tartja nyilván a szoba megrendelőjét, a számla kifizetőjét és a vendég személyét, mert e három személy értelemszerűen nem mindig azonos. Meg kell említeni a rendszergazda szerepét a programcsomag üzemeltetése kapcsán: ő kapja a legmagasabb jogosultsági szintet, az 1-et. Feladatkörébe tartozik az esetleges rendszerleállások utáni indexelés, valamint az adatállományok időszakos rendezése. Szintén ő gondoskodik a biztonsági mentések elkészítéséről. Csak a rendszergazdának van lehetősége a jelszórendszerben egy személy törlésére. Más személy adataiban módosítani még a rendszergazda sem tud, csak törölhet és újra felvihet.

A program menüszerkezete a következő:

Szálloda: a napi működéshez szükséges összes funkciót tartalmazza,

szobahelyzet:

érkezés: olyan szállóvendég érkeztetésére, aki nem foglalt szobát

adatok: képernyőre kérhetők a szoba megrendelésekor felvett adatok

vendég: a szobában lakó vendégek statisztikai lapja tölthető ki.

fogyasztás: az egy fizetőhöz tartozó szobák lakói által igénybe vett, de csak a végszámlával kiegyenlítendő szolgáltatások felvezetése az adattárba.

számlázás: több különböző számla készítése a szállodában igénybevett szolgáltatásokról egy számlakészítő segédprogram használatával

változás: olyan segédeljárások, amelyek a vendégek előre nem várt változtatási igényeinek kezelésére szolgálnak, úm: vendég távozás, megszakítás, hosszabbítás, szobacsere

ágyak:

módosítás: pótágyak számának módosítása

generálás: ágytérkép készítése

keresés:

dátum szerint

név szerint

kiadható: a kiadhatóság korlátozása

valutaváltás: árfolyambeállítások, tételek rögzítése, törlése, nyomtatása

szállodafoglaltság: szálloda-, illetve az ágykihasználtságról ad azonnali tájékoztatást,

számlák: a szálloda számláinak megjelítése érvényesség+kiállítás dátuma, vagy számlaszám szerint,

Rendelés: itt található az összes szobarendeléssel kapcsolatos eljárás,

feladott rendelések: rendelések felvétele, módosítása, törlése,megtekintése itt történik,

elfogadott rendelések: azok a megrendelések, melyeket a recepció elfogadott

rendelések: a szálloda részére feladott összes rendelés listája, függetlenül attól, hogy teljesült - e vagy sem.

Kódtárak: itt történik a rendszer által igényelt alapadatok előzetes feltöltése. Törölni innen adatot nem lehet, nehogy a használatba vett kódok megszünjenek.

Szoba: szállodai szobák adatai

Partner: az intézménnyel kapcsolatban álló vevők-szállítók adatai táplálhatók be.

Ország: a fizető és szállóvendégek lakcímben szereplő országnevek egységes rögzítésére

Jelszavak: a felhasználók csoportosítása végezhető el itt. A jelszavakat csak a felhasználók saját maguk tudják beállítani.

1.4.4. Travelsoft

A Travelsoft Kft. 1991-ben készítette el Front-office programcsomagját; azóta Magyarországon 120 helyen végeztek el telepítést. Az igénylők között az egészen kicsi 6-8 szobás panziók, a száz szoba fölötti szállodák, valamint kempingek egyaránt találhatók. A program kis változtatásokkal tehát kempingekben is működtethető. A szoftvert úgy hirdetik, hogy szinte mindent tud, minden szolgáltatás benne van, ami egy vendéglátással foglalkozó vállalkozás számára szükséges lehet.

A program alkotásakor idegenforgalmi szakemberek tanácsaira alapozva készítették el a rendszertervet. Abból indultak ki, hogy a vendég milyen anomáliára (fizetés nélküli távozás, be nem jelentett tartózkodáshosszabítás, hajnal 3-kor vendégérkezés, stb.) képes egy vendéglátóhelyen való tartózkodás idején.

Az előzőekhez hasonlóan, ez is egy komplett, több alrendszerből, programcsomagból építkező, állandóan fejlődő, bitosan működő program. Az alapjait Pascal nyelven rakták le, de Tubo C és Assembly rutinok is találhatók benne. Adattárolása a Novell Btrieve adatbázisára épül. A program minimális igénye egy 286-os 1 MB-os számítógép. Az újabb fejlesztések során a program a Delphi nyelv segítségével Windows alatt is tud működni. A program központi része az Amadeus és a Galileo nemzetközi számítógépes helyfoglalási rendszerre kapcsolódik.

Egy- és többfelhasználós (single- és multiuser) módon is képes működni. Külön előnye, hogy a hálózatosítás nem igényel különösebb nehézséget; akár két perc alatt is elvégezhető. Járulékos szolgáltatások kezelésére is alkalmazható, például konferenciafoglalás.

Az egész rendszer három nagyobb alrendszer szabadon választható konfigurációjából áll. E három alrendszer a következő:

I. H.F.O. (Hotel Front-office) Szállodai rendszer

A program öt fő funkcióra bontja a Front-office tevékenységeket:

1. Törzsadatok: definiálása a program működéséhez elengedhetetlenül szükséges. Környezeti változók, szobatípusok, szobák, szolgáltatások megadása, partnerek felvétele végezhető el ezen funkcióval

2. Foglalás: Itt történik a foglalások felvétele, módosítása, a foglalások lekérdezése, a visszaigazolás nyomtatása, várólisták kezelése, foglaltsági tablók megjelenítése

3. Vendégfelvétel: Itt történik az egyéni és csoportos vendégek felvétele, a vendégek áthelyezése, a tartózkodás módosítása, az egy foglalás alatt érkező vendégek bontása, vendég adatok megtekintése, csoport lista nyomtatása, éjszakai váltás, vendégkönyv

4. Számlázás: A vendégek pénzügyi adminisztrációit öleli fel, úgymint: számlakiállítás, szobaszámlák létrehozása, részszámla-készítés, szobaszámlák megtekintése, valutaváltás, telefonhívások regisztrálása

5. Pénzügyek: A Front-office financiális tevékenységeit követhetjük nyomon. Pénz bevétele és kivétele a kasszákból, kasszazárás, valutatáblázat, napi forgalom-kimutatás, bevételek, bizonylatok készítése, az ebből a menüpontból elérhető funkciók.

II. E.T. Éttermi rendszer

Az összes alapvető éttermi tevékenységet lekezelhetjük ezen alrendszer segítségével. Ezenkívül számtalan kiegészítőt, az eddigi felhasználók igényeihez igazított plusz szolgáltatást biztosít. Három témakör kapcsolódik a program működéséhez.

1. Törzsadatok: környezeti változók megadása, rendszer felhasználóinak definiálása, pénztárak megnyitása, pincérek meghatározása szükséges a rendszer alapadataiként,

2. Rendelés: rendelésfelvétel pincérenként, a rendelés módosítása, utólagos lekérdezése, elő-és név nélküli számla kiállíitása, rendelésösszevonás stb., az ezzel a funkcióval végrehajtható műveletek. A HFO rendszerrel együttműködve az éttermi fogyasztás a szobára terhelhető.

3. Számlázás: Itt történik a számlák stornózása, a pénz kivétele, a kasszák lezárása, az átadás-átvételi bizonylat nyomtatása, napi bevételek kimutatása. Lehetőség van egy adott napról vagy időszakról kimutatás készítésére.

III. B.O. (Back-office) Készletnyilvántartó rendszer

Magában foglalja az összes alapvető készletgazdálkodási tevékenységet. Ezeket a tevékenységeket négy fő funkcióra bontja:

1. Törzsadatok: elengedhetetlenül fontos információk tárolását kell itt megvalósítani: alapanyagok, árak, árjegyzék, áfa-kulcsok, telepek, szállítók, vevők, értékesítőhelyek, ügyintézők.

2. Áruforgalom: A különböző beszerzések és értékesítések regisztrálhatók. Lehetőség nyílik napi beszerzés és értékesítés raktári felvételére és leemelésére nettó vagy bruttó ár megadásával, készletfigyelésre, szállítások kezelésére, továbbá visszárú, elfekvő készlet nyilvántartására, selejtezésére.

3. Készlet: A raktár aktuális készleteit tartja nyilván; használható alapanyagok jelenlegi mennyiségének lekérdezésére egységenként, összértékek, valamint minimum és maximum alatti készletek kimutatására. Könnyíti a munkát még a leltár- és a raktárkészlet- ellenőrzés opció.

4. Pénzforgalom: a beszerzésekről és kiadásokról forgalmi kimutatásokat tesz lehetővé, napi vagy időintervallumos megoszlásban az ügyfelek, mozgásnemek vagy átutalások szerint.

5. Telepek: Választási lehetőséget biztosít, hogy mely telepet, raktárat kezeljük.

6. Segédprogramok: segítségével éves zárást végezhetünk el.

A program használata közben a munkaablakok egyszerű és logikus elhelyezése áttekinthető rálátást biztosít az éppen végzett műveletre. A képernyő felső sorában felirat és a választott menüpont színbeli kiemelése jelzi a kiválasztott funkciót, valamint látható a napi dátum és a pontos rendszeridő. A képernyő alsó sorában tájékoztatást kapunk az aktuálisan használható funkcióbillentyűkről.

A programcsomag H.F.O alrendszerének ára minimális kiépítettséggel egyfelhasználós változatban minimálisan 295 ezer forint. A különböző kiegészítő modulok (csekkváltó, borravaló-kezelés, telefonközpont-kezelése) megvásárlása 15-55 ezer forint közötti árnövekedést jelent modulonként.

1.4.5. Lodgistix Inn Maxx[1]

Ezt a Windows alapú szállodai rendszert az egyszerű ügyvitelű szállodák és panziók kedvelik leginkább, könnyű áttekinthetősége, valamint egyszerű kezelése miatt. A HungarHotels szállodalánc tagjai alkalmazták először, 1989-ben. Az első DOS alapú installáció a Hotel Heliában volt 1991-ben, amit 1993-tól a Danubius Hotels 7 szállodája is követett

A rendszer fejlesztésekor a megbízhatóságot tartották leginkább szem előtt, valamint azt, hogy a problémákat igen rugalmasan tudják kezelni, nehogy a felhasználó a vendég előtt kellemetlen helyzetbe kerüljön. A rendszert speciális igények kielégítésére is felkészítették. A Windows 95 alatt működő, könnyen kezelhető, grafikus, felhasználóbarát felületet biztosító program támogatja a vendég minél gyorsabb és pontosabb kiszolgálását. A gyakran használt funkciókat ikonok, funkcióbillentyűk helyettesítik. A grafikus, színkódolt felület vízuális megjelenése szintén a gyors kezelést teszi lehetővé. A telefon és éttermi interface programok segítségével közvetlen kapcsolat létesíthető a szállodai rendszer és a telefon-, ill . az éttermi rendszer között. A pénzügyi tranzakciók pontos és egyértelmű ellenőrizhetőségére is mód nyílik.

A rendszert kifejlesztő Hotel Informatika Kft. a vendéglátóipari szoftverek terjesztése mellett azok karbantartásával is foglalkozik. A szolgáltatások vázát a vendéglátóiparban elkerülhetetlen 24 órás szervízszolgátatás adja. Ez nem csupán telefonos segítségnyújtást jelent, hanem valós 24 órás szervízt, szükség esetén helyszíni javítást is.

1.4.6. Welcome Lite, Welcome V2.5

A Computerfuchs AG már 10 éve működik Svájcban [7]. A Fuchs testvérek már több mint egy éve dolgoznak a Welcome nevű Front-office szoftveren. Access és Visual Basic programnyelven írták és Windows 3.x, Windows 95 és Windows NT alatt fut.

A Welcome logikus felépítésű, és könnyű elsajátítani. A programszerkesztők tudatosan mondtak le az ikonok és képek túlzott használatáról, mivel azt vallják: "ezek ugyan gyönyörűek és játékossá teszik a programot, de egyben lassúvá és komplikálttá is. Ösztönös megértés a felhasználó számára" - ezt tartották szem előtt a programfejlesztés során. A könnyű felhasználásnak elsősorban a szezonjelleggel működő szállodák örülnek, de a svájci szállodákban elég gyakori alkalmazotti munkaerőmozgás (fluktuáció) is arra ösztönözte a fejlesztőket, hogy egyszerű és gyorsan megtanulható munkaeszközt készítsenek.

A Welcome két verzióban készült: a Welcome Lite egyszerűbb, a Welcome Version 2.5 bővített, teljesebb program. Az előzőt a kisebb, az utóbbi programot a 15 szobásnál nagyobb szállodák, panziók részére ajánlják.

Szobafoglalásnál mindkét verzió szezontól függő árajánlatot ad az érdeklődőnek, a V2.5-ös csoportok automatikus besorolására is alkalmas. A vendégérkezésekről, az elutazásokról, a szállodán belüli mozgásokról és a szobák foglaltságáról a planograf (szobatabló) ad felvilágosítást. Gombnyomásra elkészíthető a számla a vendégek számára, a V2.5-ös verzióban a csoportok részére is. Az egyszerűbb program ára 1111 CHF, a bővítetté 4300 CHF, amelyhez az installációs- és szervízköltségek járulnak.

Napi-, havi- és az éves zárás gombnyomásra elvégezhető, de a rendszer néhány napos toleranciával a napi zárás elvégzése nélkül is tovább fut. A program csatlakoztatási lehetőséget nyújt a Microsoft fejlesztésekhez, mint a Word-höz és a Works for Window-hoz, így a szállodások a már meglévő programjaikat az újjal összeköthetik és tovább használhatják.

2. A szállodai szolgáltatások csoportosítása számítástechnikai szempontból

E fejezetben azt veszem számba, hogy a vendégek kiszolgálásával összefüggésben milyen feladatok, munkafázisok, tevékenységi körök és típusok jelentkeznek az egyes szállodai szolgáltatások területén, illetve hogy hogyan osztották fel és csoportosították az egyes munkaterületeket a számítógéphez való kapcsolódás szempontjából.

2.1. Szobafoglalás

A szállodai férőhelyek igen nagy százalékát világszerte előzetes megrendelések alapján értékesítik. Az üzleti és egyéb nemzetközi kapcsolatok, valamint a turizmus világméretű fejlődése következtében mindenki igyekszik szálláshelyét időben biztosítani. Napjainkban egyre kevesebb az un. "utcáról beeső" vendég.

A szálloda - vendég kapcsolatrendszer egyik legkényesebb és legmunkaigényesebb pontja a vendéggel történő kapcsolatfelvétel, a szobafoglalás. Egy korszerű, nagy szállodában az egyéni és csoportos előrendelések felvételét, nyilvántartását és feldolgozását egy külön erre a feladatra szakosodott részleg vagy recepciós iroda végzi.

A szobafoglalás történhet személyesen, telefonon, faxon, levélben, vagy egy másik számítógépes információs rendszeren keresztül. A levélben, telefonon, személyesen megrendelt szobákkal vonatkozóan természetesen bizonyos manuális tevékenységekre is szükség van a recepciós iroda részéről, annak érdekében, hogy az adott megrendeléssel kapcsolatban a helyfoglalási rendszer részére szükséges információk a számítógépbe kerüljenek.

Egy gyorsabb mód a fax útján történő foglalás, amennyiben a fax on line kapcsolatban van a szállodai számítógéppel. Ebben az esetben a faxon történő megrendelések a programba beépített ellenőrzések mellett közvetlenül a számítógépbe kerülnek. A következő lépésben a számítógép a rendelés visszaigazolását is önállóan, faxon keresztül elvégzi. Ha a modemen érkezett megrendelés nem felel meg az ellenőrzési feltételeknek, akkor a számítógép a direkt foglalást nem engedélyezi, illetve nem végzi el, és jelzi a recepciós iroda számára, hogy személyes beavatkozás szükséges a rendeléssel kapcsolatban. Az ilyen rendelés esetében csak egy sor feltétel teljesülése esetén végzi el a szállodai helyfoglaló rendszer a szobafoglalást. Amennyiben az előírt feltételek valamelyike nem teljesül, a rendelést csak a recepciós iroda manuális beavatkozása útján lehet elvégezni.

Az ilyen jellegű összekapcsolt információs hálózatoknak a kétségtelen előnyök (pl: recepciós iroda munkájának meggyorsítása, egyszerűsítése, az értékesítési hálózat viszonylag alacsony költségek melletti széleskörű kiterjesztése) mellett a szálloda szempontjából hátrányai is vannak, elsősorban az értékesítési elképzelések megvalósításában. Egy számítógép által elfogadott szobafoglalás ugyanis nem mindenben felel meg feltétlenül a szállodai recepció által kézzel egyébként azonos körülmények között alkalmazott szobafoglalási feltételének. Egy nemzetközi információs rendszerhez való csatlakozást ezért a várható előnyök és hátrányok gondos mérlegelésén alapuló üzletpolitikai döntésnek kell megelőznie.

2.2. Vendégek érkezése, tartózkodása

A szállodai információs rendszernek talán ez a része az, amely a legtöbb kézi beavatkozást igényli, bár a hagyományos recepciós munkánál alkalmazott eszközöket (recepciós ív, indexkönyv) a számítógép megszünteti. A vendégek nyilvántartásához szükséges adatok regisztrálása (számítógépbe vitele) nem mellőzhető, de egy jól megszervezett, és naprakész törzsvendég nyilvántartás az egyes vendégek újbóli érkezésekor sok munkától kímélhet meg. A vendégek bejelentkezésekor bizonyos szállodai szolgáltatások automatikusan aktuálissá válnak, mint pl: az igénybe vett szoba, esetleg garázs. A számítógép ezeket a szolgáltatásokat minden további kezelői beavatkozás nélkül a vendég számlájára terheli, annak egész tartózkodása alatt.

2.3. Éttermi hitel, telefon, minibár, szoba státusz

A szállodában lakó vendég a különböző szolgáltató helyeken (étterem, drinkbár, éjszakai bár, stb.) bizonyos feltételek mellett hitelre fogyaszthat. Ilyenkor a hitel fogyasztások kiegyenlítése a szállodai számlán történik. A mai korszerű éttermi pénztárgépek alkalmasak a számítógéppel történő on line összeköttetésre, és ezen keresztül a hitel fogyasztások azonnal a vendég szállodai számlájára kerülnek.

A telefonok megfelelő adminisztrálásában nagyfokú automatizáltság valósítható meg. Ehhez egyrészt szükség van korszerű, digitális telefonközpontra a számítógép mellett, másrészt a szállodai recepción lévő kulcstábla és a telefonközpont között is közvetlen összeköttetést kell biztosítani. Ebben az esetben a szobakulcs táblára történő felakasztása letiltja a szobai telefon használatát úgy, hogy az ilyen szobákból városi vonalat nem lehet kapni. A le nem tiltott készülékekről lebonyolított városi vagy távolsági hívásokat a számítógép automatikusan regisztrálja, és a megfelelő vendégszámlára terheli. Természetesen ehhez az szükséges, hogy a számítógép és a telefonközpont között előzőleg a számlázógépeknél említett on line kapcsolatot létesítsünk.

Bizonyos szállodakategóriák szolgáltatásához hozzátartozik a szobában lévő, különböző italokkal feltöltött hűtőszekrény, a minibár. A szállodai szobaasszonyok mindennapos feladata ezeknek a hűtőszekrényeknek az ellenőrzése, és szükség szerinti újratöltése. A fogyasztást a vendég és a szállodai személyzet jelentése alapján azután a szállodai kassza terheli a vendég számlájára. Az információs rendszer kiépítésétől függően a gondnoknőnek a következő lehetőségei vannak a minibár-fogyás jelentésére:

· kitölti a rendszeresített nyomtatványt és átadja a szállodai kasszának,

· a szobai telefonkészüléken egy megfelelő speciális kód tárcsázásával a telefonközponton keresztül közvetlenül a vendég számlájára terheli,

· az éttermi számlázógép rendszeren keresztül közvetlenül a vendég számlájára terhel,

· egy teljesen automatikus megoldás esetén a számítógép közvetlenül a hűtőszekrénnyel van összekapcsolva, a hűtőszekrényben minden italnak megvan a saját helye, minden italhely érzékelővel van ellátva, és amint a vendég leemeli a helyéről az italt, a számítógép azonnal a vendég számlájára terheli. (Ennek a megoldásnak a hátránya, hogy ha a vendég meggondolja magát, és felbontatlanul visszateszi, amit már egyszer kivett a minibárból, csak a kassza beavatkozásával korrigálható a terhelés.)

Szoba státusz: A szállodai gondnokság számára fontos információkat ad meg, pl:

· melyik szobában van vendég?

· mikor érkezik, mikor utazik?

· a vendég éppen a szobájában tartózkodik-e?

· az esetleges ágyneműcsere ideje,

· a vendég különleges kívánságai,

· a szoba ki van -e már takarítva, stb.

Ezzel egyidőben a recepciónak a housekeeping felől fontos jelzés, hogy a szoba ki van-e takarítva. A két munkaterület közötti információcsere megvalósítására a szállodai gyakorlatban különböző megoldások születtek. Az egyszerűbb esetekben un. fénytablót üzemeltetnek, amelyet aztán kiegészítenek a számítógép által nyomtatott különböző listákkal. A korszerűbb megoldások esetében az információs rendszer egy vagy több terminálja a housekeepingen is megtalálható és a takarítási állapotot a telefonközponton keresztül lehet különleges kód segítségével jelenteni minden szobai telefonkészülékről. Léteznek ezen kívül még hotel diszpécser rendszerek, amelyek a szállodai információs rendszer bizonyos feladatát önmagukban is el tudják látni és egy speciálisan kialakított , minden szobában elhelyzett panelen keresztül jelzik a szükséges információkat.

2.4. Szállodai helyfoglalási rendszer funkciói

A számítógépnek a szállodai Front-office területére történt bevezetésével megváltozott a munkaszervezés folyamata is. Jól elkülöníthető területek figyelhetők meg elsősorban nagyob szállodák esetében, úgy mint:

· recepciós iroda

· recepció

· porta

· pénztár

· journál

A Front-office ilyen tagoltsága mellett a feladatok a különböző területek között jól elhatárolhatók. A számítógép bevezetésével a különböző területek számára engedélyezett feladatok elkülönítése, és a felelősségi kérdések tisztázása egyszerű, gyors, megbízható és igen rugalmasan változtatható művelet.

Az egyes munkaterületek számítógéphez kapcsolódó feladatainak felosztása a következő:

Recepciós iroda:

· a szoba előrendelések nyilvántartása, naprakész karbantartása,

· kontingens előrendelések karbantartása,

· kontingensek karbantartása,

· utazási irodák törzsadatainak karbantartása,

· csoportok szobabeosztásának elkészítése az előzetes rendelés alapján.

Recepció:

· szobarendelések felvétele, általában a "beeső" vendégeknél, vagy a recepciós iroda kisegítéseként,

· szobabeosztás elkészítése a csoportok számára (a recepciós irodához hasonlóan),

· vendégek érkeztetése, szobák elosztása az egyéni vendégek részére,

· az utazási dátum módosítása,

· szobacserék átvezetése,

· a törzsvendég állomány adatainak karbantartása,

· szobastátuszok ellenőrzése, esetleges módosítása

Porta:

· a vendégek összes szükséges adatának regisztrálása,

· vendégkeresés, információszolgáltatás

Kassza:

· szolgáltatások terhelése egyéni és csoportszámlákra,

· tartós szolgáltatások meghatározása,

· előlegek kezelése,

· számla-készítés egyéni és csoportvendégeknél,

· a vendégek elutaztatása,

· számlák stornózása, számlamásolat-készítés szükség esetén,

· árfolyamok karbantartása,

· hitelkártya törzsadatok karbantartása,

· a kassza műszakonkénti zárása,

Journal:

· a napi és éjszakai záráskor készült anyagok ellenőrzése, egyeztetése,

· statisztikai adatszolgáltatás

Az adott területek dolgozóinak természetesen az adatok egyezőségének, illetve megfelelőségének folyamatos ellenőrzése is feladata. Ha egy téves adat bekerül az éjszakai zárás folyamatába, sok helyen hozhat létre csak elég nehezen módosítható információs hibát.

A szállodai információs rendszer egyik legfontosabb része a napi zárás. Ennek során az aznapi adatmódosítások megjelennek a különböző gyűjtésekben, illetve statisztikákban, valamint megtörténik automatikusan bizonyos szolgáltatások terhelése. Éppen ezért hangsúlyozottan fontos feladata az éjszakai recepciósnak, illetve kasszásnak a napi zárás előtt az adatok bizonyos összehasonlító elemzése és ellenőrzése. Ezek elvégzéséhez rendelkezésre állnak kontrolprogramok, amelyek megfelelő szempotok szerinti adatosztályozást tesznek lehetővé. A szükséges ellenőrzések és javítások elvégzése után indítható el a napi zárás folyamata, amely ezek után teljesen automatikusan zajlik le.

A zárás feladata többek között:

· a journál számára az ellenőrzésekhez szükséges listák elkészítése,

· statiszikai előírások szerinti jelentések elkészítése,

· különböző szempontok szerinti összesítések elkészítése,

· a napi és havi egyenlegek elkészítése,

· adóskimutatás elkészítése

A napi zárás technikailag az adatmentéssel kezdődik, és ezzel egy, az üzemeltetés során nagyon lényeges dologhoz, az adatbiztonság kérdéséhez érkeztünk. A szállodai információs rendszer napi 24 órás üzemben dolgozik, készenlétben arra, hogy a vendég pl. bármikor kérheti a számláját és elutazhat. A mai korszerű számítástechnikai eszközök meghibásodás nélkül akár évekig működnek, ennek ellenére fel kell készülni arra, hogy valamilyen üzemzavar folytán a rendszer leáll.

A biztonságos üzemeltetésnek különböző fokozatai vannak, és az adott feladat dönti el, hogy milyen megoldást válasszunk. A döntésnél figyelembe kell venni, hogy a nagyobb biztonság nagyobb beruházási költséggel jár.

A szállodai helyfoglaló rendszer jellegét figyelembe vevő minimális biztonsági követelmények a következők:

· szünetmentes áramforrás, amivel függetleníteni tudjuk magunkat az energiaellátás zavaraitól,

· legalább napi egyszeri adatmentés,

· olyan adóskimutatás, amely megfelel az adatmentés állapotának és a rendszer meghibásodása esetén a munka hagyományos eszközökkel történő folytatását támogatja,

· megbízató gyors szervíz, megfelelő alkatrész ellátással.

A meghibásodási statisztikai adatok szerint leggyakoribbak az energiaellátás kiesése miatt bekövetkezett üzemszünetek, ezért feltétlenül érdemes egy minimum fél órás áramszünet áthidalására alkalmas áramforrás beszerzése.

A napi egynél többszöri adatmentés bizonyos esetekben mentesíthet többletmunkától, ugyanakkor adatmentésenként 15-30 perc munkaszünet beiktatásával jár, ami nem mindig biztosítható a nappali műszakokban. A mentési adatok felhasználására csak a mágneslemezek valamelyikének sérülése esetén van szükség, ami nagyon ritkán fordul elő.

A tényleges rendszermeghibásodások miatti állásidő csökkentése a jól működő szervizen keresztül valósítható meg. Lényeges ezért egy megvalósítandó rendszer kiválasztásánál, hogy a szükséges hardver eszközök javítását végző szerviz milyen hatékonysággal és gyorsasággal dolgozik. Szempont, hogy a szerviz a hiba bejelentését követően hány órán belül kezdi meg a hiba kijavítását.

Ezeken túlmenően viszonylag magas költség-többlettel növelhető az üzemeltetés biztonsága. Egyes gyakran meghibásodó eszközökből tartalékokat lehet képezni, de megtehetjük azt is, hogy árnyéküzemben párhuzamban két rendszert működtetünk. (Ez utóbbi üzemmóddal sem érhetünk el azonban 100%-os biztonságot, csak feleslegesen növeljük a beszerzési költségeket.)

II. A számítógépek alkalmazási lehetőségei a panziókban

Mint az I. fejezetből is kitűnt, az egyre növekvő forgalom és az élesedő konkurenciaharc arra ösztönözte az idegenforgalmi vállalatokat az elmúlt években, hogy mind gyorsabbb tájékoztatást és teljes körűbb szolgáltatásokat igyekezzenek vendégeiknek nyújtani. Jelenleg is több nagy foglalási rendszer van versenyben, akarja egymás között a "világot felosztani".

A hazai szállodai szakemberek szerint is a számítógép is éppen olyan nélkülözhetetlen felszerelési tárgy, a szállodákban, mint a televízió vagy a telefon. A privatizáción átesett nagy hazai szállodaláncoknál már mindenütt megvalósult és üzemel az elektronikus rendszer.

Napjainkban a különböző elektronikus információs és helyfoglalási rendszerek azonban már a kis és középvállalatok számára is egyre fontosabb és elérhetőbb segédeszközök lehetnek.

A dolgozat II. részében ezért első megközelítésben arra a kérdésre kerestem a választ, mely idegenforgalmi kisvállalkozások, milyen szálláshelyi formák lehetnek azok, ahol a gépi adatfeldolgozás bevezetése a közeljövőben szóba jöhet és érdemes lehet.

3. A magyarországi szálláshelyi kapacitások fejlődése, formái, szerkezeti arányai

Az idegenforgalomból származó bevételek nagyságát alapvetően a vendégek szállásköltségei határozzák meg. 1996-ban mintegy 5 millió vendég 16 millió éjszakát töltött el az un. kereskedelmi szálláshelyeken.

A külföldiek fokozódó igénye és a privatizáció jelentős struktúraváltozást követelt a kereskedelmi szálláshelyek összetételében.

A szálláshelyi kapacitást tartalmazó statisztikai adatok elemzése alapján (ld. táblázat) a legszembetűnőbb változás, hogy a fejlesztések elsősorban a szállodák irányába tolódtak el. E beruházások igen magas költségigénye ellenére 1990-1995 között a szállodai egységek száma 77 százalékkal, a szállodai férőhelyeké 54 százalékkal emelkedett és 1995-ben már több mint 87 ezer szállodai férőhely állt a vendégek rendelkezésre. A túristaszállások, nyaralóházak és kempingek, amelyek fejlesztésével korábban igyekeztek a szálláshelyi gondokat enyhíteni, csak mérsékeltebb ütemben gyarapodtak. A fizetővendéglátás, amely a lakosság aktív közreműködésével, különösebb anyagi befektetés nélkül, szintén a szálláshelyi gondok levezetésére szolgált, mára lényegesen veszített jelentőségéből.

A kereskedelmi szálláshelyek kapacitása, július 31.

		1990			1995		Index	1995/1990
Szállástípus	egység (db)	darab	megoszl.%	egység (db)	darab	megoszl.%	egység	férőhely
Szálloda	321	56655	63,4	567	87076	58,7	177	154
Panzió	176	12689	14,2